식당 음식점 실제 예약 시스템 운영 사례 | 예약 양식 엑셀 & 대기자 명단 양식 PPT | 예약문화와 노쇼 | free_form_ppt

음식점 운영에 있어서 예약 관련 여러 형태가 있을 수 있습니다. 예약 관련해서 이야기해 봅니다.

 

■ 글목차

1. 예약 시스템을 운영하는 방식을 기준으로 풀어봅니다.
2. 과연 예약 시스템은 도움이 될까?
3. 예약 시스템 운영의 장단점
4. 예약 시스템 실제 운영 방식 
5. 예약 현황 게시판 양식 & 대기자 명단 양식
  ⓐ 예약 현황 게시 양식 PPT
  ⓑ 대기자 명단 양식 PPT 
6. 예약과 노쇼

 

 

 

1. 예약 시스템을 운영하는 방식을 기준으로 풀어봅니다.

예를 들어 20개의 테이블을 운영하는 매장을 가정하고 시작합니다. 오후 오픈 기준입니다.

ⓐ 전 테이블을 예약 시스템으로 운영하는 방식

 ⓐ-1. 예약 시스템 + 인원 제한을 하지 않는  경우 : 예약만으로 운영하지만, 인원 제한을 하기엔 조금 망설이는 경우가 되겠습니다. 1인이 예약하면 어쩌지. 1인 예약은 음식점 메뉴에 따라 다르고 상권에 따라 다르겠지만, 확률적으로 낮습니다. 물론 향후 높아질 가능성이 있습니다. 이럴 경우 최소 주문에 대한 제한을 두어도 됩니다. 2인 메뉴 이상이 가능하도록 할 수 있습니다.

 ⓐ-2. 예약 시스템 + 인원 제한을 하는 경우 : 매출에는 도움이 될 수 있으나, 꼭 그렇지 않을 수 있으며 안 좋은 후기가 나올 수 있습니다. 

ⓑ 예약 시스템을 전혀 이용하지 않는 방식

ⓒ 일부 예약 시스템 + 내방 고객 시스템 운용 방식 

 

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2. 과연 예약 시스템은 도움이 될까?

1번에서 3가지 방식으로 나누었는데, 실제 적용은 이렇게 하고 있습니다. 전 테이블 예약 시스템으로 운영하되, 특정 시간까지만 예약이 가능하도록 합니다.

예를 들어 20개 테이블은 모두 예약시스템으로 운영하고 저녁 7시 예약까지만 받습니다. 오후 영업은 6시에 시작합니다. 영업 종료는 10시입니다. 메뉴 주문은 9시 30분까지만 받습니다. 

ⓐ 전 테이블이 예약되었을 경우 : 예측이 가능하여 여유로운 대응이 가능합니다. 전 테이블이 7시 예약일 경우 1시간은 준비만 합니다. 한편으로 1시간 동안 모든 테이블에서 수익은 발생하지 않습니다.

ⓑ 일부 테이블이 예약되었을 경우 : 일부 테이블은 내방 고객을 받습니다. 내방고객을 받으면서 예약 손님에 대한 준비를 합니다. 

 

3. 예약 시스템 운영의 장단점

- 매장 주변 상권과 일부 관련이 있습니다. 최애 상권은 비즈니스 상권 + 일반 주거 상권입니다. 평일은 비즈니스 상권에 의한 매출 의존도가 높고, 주말은 주거 상권의 매출 의존도가 높습니다.

- 비즈니스 상권이 있다는 건 법인카드 결재율이 높아 일반 상권보다 효과적인 매출 증대를 노려볼 수 있습니다. 일반 고객보다 테이블 단가나 객단가가 높은 경우가 많습니다. 물론 일반 고객 중 객단가가 높은 경우가 있으나, 10% 미만으로 보입니다.

- 단체 예약이 항상 높은 매출을 보장하는 것은 아니지만, 많은 경우 객단가가 높습니다.

- 20～30대 식욕이 왕성한 법인 고객의 객단가는 꽤 높은 매출로 이어지는 경우가 많습니다.

 

4. 예약 시스템 실제 운영 방식 

ⓐ 복합 시스템 운영 중 : 네이버 예약 시스템 운용 + 전화 + KT AI 비서 서비스

ⓑ 네이버 예약 시스템은 당일 예약보다는 익일부터 일주일 단위 적용, 4인까지만 예약 가능 - 대부분 테이블이 4인이기 때문에 4인 초과 시 전화 예약으로 가능하도록 합니다. 

ⓒ 전화 : 일반 전화는 직원이 매장에 있는 시간에 활용합니다. 직접 대화가 가능하기 때문에 어떤 형태 예약이든 조율까지 가능하기 때문에 아직은 전통적 방식의 가장 신뢰도 높은 방식입니다. 다만 누군가 전화를 받아야 하기 때문에 조금은 수고스러울 수 있습니다. 또한 고객과의 통화가 원활하지 않을 경우 리스크가 발생할 수 있습니다.

ⓓ KT AI 비서 서비스 : 전화를 직접 받지 않는 시간대에 활용합니다. 사람이 받지 않고 AI(인공지능) 비서가 통화를 합니다. 자연스러운 사람의 자연어 방식이라고 보기엔 어렵습니다. 따라서 AI와 통화가 어려운 경우 예약이 이루어지지 않을 수 있습니다. 몇 달간 운용해 본 결과 괜찮은 성과를 보여줍니다.

KT AI 비서 서비스는 AI가 통화한 대화 내용을 관리자에게 문자화하여 전송해 줍니다. 물론 고객의 전화번호도 확인할 수 있으므로, 미진한 부분은 직접 통화해서 해결할 수 있습니다.

 

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5. 예약 현황 게시판 양식 & 대기자 명단 양식

- 기존에 태블릿과 앱으로 이용 가능한 테XX링이라는 시스템을 사용해 봤습니다. 일 년 무상 사용하였고, 나름 시스템이 괜찮았습니다. 하지만 계약 당시에는 언급하지 않은 1년 뒤 과금이라는 독특한 영업행태를 보고 다시 수작업으로 돌아갔습니다. 아주 큰 매장도 아니고, 굳이 꼭 필요하지 않았기 때문입니다.

- 아래 양식 두 가지는 이렇게 활용하거나 이용할 수 있습니다.

- 이 음식점은 예약에 의해 식사가 가능하다는 점을 고객에게 알릴 수 있습니다.
- 고객은 자신이 대기 양식을 작성함으로써 기다릴 명분을 가질 수 있습니다.
- 몇 번 대기 고객이 입장하는지 알면 대기자 본인이 더 기다릴지 다음에 올 것을 기약할지 결정할 수 있습니다.

★ tip >>> 예약 현황 게시 양식은 슬라이드 복제를 통해 사용하시면 좋습니다.

 

ⓐ 예약 현황 게시 양식 PPT

- 가급적 매장 입구 출입구에 40-50인치 정도의 모니터로 보여줍니다. 예약자명을 밝히고 싶지 않은 고객은 휴대폰 뒷 번호 4자리나 고객이 원하는 이름으로 구분해 두는 것도 좋습니다. 테이블 약도가 모니터에 같이 보여주면 좋지만, 그렇지 않다면 안내를 해드리면 됩니다.

예약현황_양식_1

 

예약현황_양식_2

 

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예약현황양식_공유.pptx

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식당 음식점 운영 이야기 아카이브

 

ⓑ 대기자 명단 양식 PPT 

- 간단히 대기자명이나 번호와 총인원을 작성하도록 예시합니다. 사전 메뉴 주문이 된다면 두 가지 측면에서 도움이 됩니다. 주문하고 대기하는 고객은 이탈률이 낮습니다. 음식점 입장에서 메뉴를 사전에 준비해서 테이블 회전에 약간 도움이 될 수 있습니다.

대기자_명단_양식

 

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대기양식.pptx

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6. 예약과 노쇼

예약이란 상호 간의 약속입니다.
예약이 잘 되었다면 방문 고객 입장에서는 예약 시간을 지켜서 입장하는 것이 바람직합니다.
음식점 입장에서는 사전 철저한 준비를 통해 고객만족을 위해 노력해야 할 겁니다.

노쇼는 예약 후 사전 예약 관련 조정 없이 방문을 하지 않는 행위입니다.
시간을 늦는 경우도 상호 간의 약속을 어기는 것입니다.

예를 들어 테이블당 단가가 10만 원이라고 보면, 노쇼로 인해 해당 음식점에서는 그 이상의 손해가 발생할 수 있습니다. 받아야 할 고객의 노쇼로 인해 발생하는 손해는 금전적인 것뿐 아닙니다. 이미 예약자로 인해 돌려보낸 내방 고객이 있을 수도 있습니다. 단순한 예약 파기가 그냥 기분 나쁜 행위가 아닙니다.

예약을 지킬 수 없다면 사전에 고지를 해야 합니다. 상호 간의 신뢰는 더욱 좋아질 수 있습니다. 가급적 최대한 피해가 없도록 예약 취소가 필요한 이유이기도 합니다.

 

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